온라인 제조 플랫폼 캐파(CAPA)에 ‘발주’를 비롯한 새로운 기능들이 추가됩니다.
그동안은 ‘업체 확정’을 통해 사실상 계약이 이뤄진 것으로 간주됐는데, ‘발주서’ 기능이 도입돼 제품 검수와 결제 등과 관련한 사항을 명시할 수 있도록 했습니다. 또 파트너와의 채팅창을 고객이 원할 경우에만 열 수 있도록 해서 불필요한 채팅창 개설로 인한 불편을 해소했습니다.
캐파는 앞으로 홈페이지 내 결제 기능과 배송 추적 기능 등을 추가해 고객과 파트너가 보다 안심하고 거래할 수 있는 거래 환경을 만들어나간다는 계획입니다.
달라진 채팅창, 견적 확인 후 고객이 수락해야 시작
이번 개편에서는 우선 기존의 채팅 기능이 달라졌습니다. 그동안 견적 요청만 하면 수시로 열리던 파트너와의 채팅창 때문에 피로하셨다면 반기실 만한 기능입니다. 지금까지는 고객이 올린 견적요청을 확인한 파트너 누구나 해당 고객과 채팅창을 개설할 수 있었는데, 앞으로는 고객과 채팅을 원하는 파트너는 먼저 견적서를 보내야 합니다. 또 견적서를 받아본 고객이 원할 경우에만 채팅창을 개설할 수 있습니다.
파트너의 견적서를 받아본 고객은 아래 화면의 [채팅하기] 버튼을 눌러 채팅을 시작할 수 있습니다.
‘안심’ 거래의 시작, ‘발주서’ 작성
그동안 캐파에서는 ‘채팅’ 창을 통해 주고 받던 견적서가 일종의 계약서 역할을 하곤 했습니다. 이 때문에 파트너 업체가 보내준 견적서 PDF 파일을 찾으려고 채팅창을 샅샅이 찾아본 경험이 있는 분도 계실 겁니다. 또 채팅 상담 과정에서 견적서 내용이 수정되는 바람에 혼란을 겪는 경우도 있고요. 이제 발주서 기능을 통해 이러한 불편이 해결될 것으로 예상됩니다.
발주서는 주문 사항을 구체적으로 명시해 파트너에 전달하는 문서입니다. 고객이 발주서를 발행하고 파트너가 이를 수락하면 정식으로 주문 계약이 이뤄지게 됩니다.
발주서를 작성하기 위해서는 먼저 파트너가 발행한 견적서를 확정해야 합니다. 만약 견적서 내용이 마음에 들지 않는다면 파트너에게 [견적서 수정 요청]을 보낼 수 있습니다. 견적에 대한 합의가 이뤄졌다면 [확정 후 발주 시작] 버튼을 누르면 ‘발주서 작성하기’ 창이 뜹니다. 여기서 [발주서 보기]를 클릭하면 발주서에 들어갈 구체적인 사항들을 기입할 수 있습니다.
발주서에는 수주처(파트너) 정보와 발주처(고객) 정보, 제작할 제품(부품)의 항목별 가격 정보부터 검수 항목과 결제 정보 등이 명시됩니다. 고객은 기존 견적서 내용을 바탕으로 추가적인 조건들을 기입할 수 있습니다. 특히 견적서에는 없는 주요 정보로 검수 조건과 결제 정보가 포함됩니다. 발주서의 주요 특징은 다음과 같습니다.
① 디테일한 검수 요청
발주서에는 검수 조건이 포함됩니다. 먼저 검수 기간(납품일로부터 최소 1일 이상)을 입력(필수)한 뒤 검수 항목(선택)을 기입하면 됩니다. 검수 항목은 아래와 같이 ‘치수 검사’ ‘기능 검사’ ‘외관 검사’ 등으로 구분됩니다. 검수 항목은 선택 사항이기 때문에 원하지 않을 경우 굳이 채워넣지 않아도 됩니다.
이어서 납품 정보(제품을 받아보고 싶은 날짜와 배송지/필수)를 적습니다.
② 정확한 결제정보 기록
그동안 캐파에서는 결제와 관련된 기능이 별도로 없었습니다. 이번에 발주서 기능을 통해 아래와 같이 비용을 지불할 방식(일괄/분할)과 지급일자, 지급 기준 시점을 기입하도록 했습니다. 금액이 매우 큰 경우 분할 결제를 선택할 수도 있습니다. 분할 결제는 최대 5회까지 가능합니다.
③ 체계화된 문서 관리
발주서 서비스와 함께 고객 본인이 작성한 견적요청서(RFQ), 파트너들로부터 받은 견적서 등 계약 관련 문서들에 대한 체계적인 관리가 가능해졌습니다. 즉, 채팅 메뉴에서 우측에 ‘요청서’ ‘견적서’ ‘발주서’ 버튼이 생성돼 각각의 문서 목록을 쉽게 확인할 수 있도록 했습니다.
고객이 ‘발주서’ 발행을 완료하면 발주서가 파트너에게 전달됩니다. 파트너가 발주서 내용을 확인하고 최종 확정을 하게 되면 발주서가 최종 확정됐다는 안내 채팅이 고객에게 도착합니다. 이로써 정식으로 거래가 성사됐습니다. 파트너는 확정된 발주서를 바탕으로 제조를 시작합니다.
이상 ‘발주서’ 발행을 비롯한 캐파의 새로운 서비스를 소개해 드렸습니다. 혹시 아직 어려우시다고요? 보다 자세한 사항은 아래 캐파 홈페이지에 접속한 뒤 우측 하단의 아이콘<아래 사진 참고>을 클릭하면 캐파 매니저의 도움을 받으실 수 있습니다.
