견적서 발행은 필수, 매력적인 견적을 제시하세요(파트너)

제조업체 매칭플랫폼 캐파(CAPA)가 보다 안전하고 효율적인 거래를 위해 일부 서비스를 개편합니다. 파트너 입장에서 이번 개편의 가장 큰 특징은 앞으로 ‘견적서’를 작성해야만 고객과 채팅을 할 수 있다는 점과 발주 기능이 추가됐다는 점입니다. 구체적으로 어떤 기능이 추가되고 사용 방법은 어떻게 달라지는지 살펴보겠습니다.

달라진 채팅 기능, 견적서 보내야 채팅 가능 

개편 이전에는 파트너가 ‘파트너스 홈페이지’에 올라온 [전체 견적요청] 탭을 누르면 고객들의 견적 요청 목록을 확인할 수 있었습니다. <아래 이미지 참조> 파트너는 리스트에서 관심이 있는 프로젝트를 클릭해 고객에게 견적서(간편 견적/상세 견적 중 선택)나 채팅 메시지를 보낼 수 있었습니다. 견적서를 보내지 않더라도 채팅창을 개설할 수 있었습니다.

이처럼 지금까지 파트너에게 견적서 작성은 ‘필수’가 아닌 ‘선택’ 사항이었습니다. 하지만 앞으로는 파트너가 고객과 채팅을 하기 위해선 반드시 견적서를 발행해야만 합니다.

먼저 기존의 [전체 견적요청] 탭은 [고객찾기]로 대체됩니다. 파트너스 화면 상단의 [고객찾기] 탭을 누르면 고객들의 견적 요청들이 왼쪽에 뜨고 관심 있는 프로젝트를 눌러보면 해당 견적요청서를 쉽게 확인할 수 있습니다. <아래 이미지 참조>

이 중 마음에 드는 견적요청이 있다면 해당 견적요청서(RFQ) 우측 하단의 [견적서 발행하기] 버튼을 누르면 해당 고객에게 전달될 견적서를 작성하는 화면으로 넘어가게 됩니다. 

기존에는 견적서를 발행할 때 간편 견적상세 견적 가운데 하나를 선택할 수 있었지만 앞으로는 예상견적서 한 가지 양식으로 통일됩니다. 예상견적서는 기본적으로 고객이 작성한 견적요청서(RFQ)를 불러와 작성하도록 되어있습니다.

예상견적서에는 기본적으로 고객의 발행 정보(프로젝트명 등)가 적혀 있습니다. 파트너는 먼저 상호와 등록번호, 담당자면, 연락처 등을 포함하는 공급자 정보를 기재해야 합니다. 또 발주일 기준으로 납품가능일을 기입합니다.

① 도면이 있는 견적요청서 

도면이 있는 일반적인 견적요청서라면 고객이 올린 각각의 도면에 대해 파트너가 직접 단가를 기입할 수 있습니다. 가격 정보 외에도 고객이 알아야 할 추가 정보가 있다면 ‘견적 설명’란에 구체적인 내용을 기재하면 됩니다.

② 도면이 없는 견적요청서

도면이 없는 고객의 경우 기구설계(제품디자인) 서비스를 선택해 먼저 도면 제작을 의뢰할 수 있습니다. 이러한 경우엔 파트너가 예상견적서에서 작업 범위를 지정할 수 있습니다. 특히 수정이 빈번한 기구설계 서비스의 특성상 시안의 수정 횟수와 관련있는 각종 조율 조건을 견적서에다 기입할 수 있습니다. 견적서 작성을 완료했다면 ‘발행하기’ 버튼을 누르면 고객에게 견적서가 발송됩니다.

이번 개편을 통해 가장 크게 달라지는 점은 이전에는 견적서가 없더라도 고객과 채팅을 시작할 수 있었지만, 앞으로는 견적서를 먼저 보내야만 채팅이 가능하다는 점입니다. 또한 예전에는 고객, 파트너 어느 쪽에서도 먼저 채팅을 시작할 수 있었지만 앞으로는 고객이 견적서를 전달한 파트너 가운데 자신이 원하는 상대하고만 채팅을 개시할 수 있습니다.

캐파(CAPA) 관계자는 “앞으로는 고객이 원하는 파트너하고만 선별적으로 채팅을 개시할 수 있기 때문에 고객과의 상담 기회를 늘리기 위해선 상대적으로 합리적이고 매력적인 견적서를 작성하는 것이 관건“이라고 말했습니다.

발주서 확정하기

이번 서비스 개편에서 또다른 중요 변화는 ‘발주’ 서비스가 새롭게 추가됐다는 점입니다.

발주는 고객이 하게 됩니다. 다만, 발주 내용이 확정되려면 주문을 담당할 파트너의 동의가 있어야 합니다. 특히 발주에 앞서 고객은 파트너가 보내준 견적서를 ‘확정’해야 합니다. 이후 고객이 발주서 양식에 맞춰 검수, 결제 등의 항목을 기입한 뒤 발주서를 발행하면 파트너에게 알림이 갑니다.

고객이 작성한 발주서를 받아본 파트너는 만약 수정이 필요한 부분이 있다고 판단되면 고객에게 ‘발주서 수정 요청’을 보낼 수 있습니다. 이후 순조롭게 수정이 이뤄졌다고 판단되면 파트너는 ‘발주서 확정’을 눌러 쌍방 간에 발주를 확정하면 됩니다.

만약 고객이 견적서를 확정하고 발주서를 발행하지 않는다면 파트너는 고객에게 먼저 ‘발주서 발행 요청’을 발송할 수 있습니다. <아래 이미지 참조>

발주서가 확정되면 정식으로 쌍방간에 계약이 체결된 것입니다. 파트너는 확정된 발주서를 바탕으로 제조를 시작하면 됩니다.

이상 견적서 기능 개편을 비롯한 캐파의 달라진 서비스에 대해 소개해 드렸습니다. 혹시 아직 어려우시다면 아래 캐파 홈페이지에 접속한 뒤 우측 하단의 아이콘<아래 사진 참고>을 클릭하면 캐파 매니저의 도움을 받으실 수 있습니다.

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